Record MX: cos'è e perché un dominio che invia deve anche ricevere

Record MX: cos'è e a cosa serve

Il record MX è una riga del DNS che dice al resto di internet quale server riceve la posta di un dominio. Quando qualcuno scrive a nome@tuodominio.it, il server del mittente cerca i record MX di quel dominio e consegna al server indicato. Se non ne trova, ripiega su un comportamento di riserva che di rado è quello che vuoi.

Sembra una questione da sistemisti, e infatti la lasciano quasi sempre a loro. Poi arriva il giorno in cui una campagna parte da un dominio nuovo, qualcuno risponde, e la risposta non arriva a nessuno. Il prospect vede tornare un errore secco. Tu non vedi niente. Per questo ne parliamo tra le questioni di deliverability: il MX riguarda la ricezione, ma pesa su ciò che succede quando invii.

Come è utilizzato un record MX nel DNS

Ogni record MX ha due parti che contano: una priorità e il nome del server che riceve. Il nome deve essere un hostname (mai un indirizzo numerico), e quell'hostname deve a sua volta risolvere a un indirizzo. Il server di chi scrive, prima di consegnare, fa una sola domanda al DNS: «chi riceve la posta per questo dominio?». Poi prova i server in ordine.

Nome	Tipo	Priorità	Server di posta
esempio.it	MX	10	posta1.provider.example
esempio.it	MX	20	posta2.provider.example

La regola è controintuitiva: il numero più basso ha la precedenza. Qui si prova prima il server con priorità 10; solo se non risponde si passa al 20. Con due record alla stessa priorità, la posta si distribuisce fra i due. Più record servono come riserva, non per fare scena.

Nella pratica il provider di posta ti fornisce i valori esatti da incollare nella console del DNS, e non vanno rielaborati: un carattere in più e la consegna si ferma.

Perché un dominio che invia deve anche poter ricevere

Qui c'è l'equivoco più diffuso. Chi apre un dominio secondario solo per spedire pensa: «tanto lì non deve arrivare niente». Non funziona così.

Le persone rispondono. La risposta va all'indirizzo da cui è partito il messaggio (o all'indirizzo di risposta che hai impostato). Se quel dominio non ha un MX utilizzabile, il server di chi risponde non sa dove consegnare e restituisce un errore. Il prospect interessato, proprio quello che ti serve, ha scritto una riga e si è visto rimbalzare l'email. Non riprova. Passa oltre, e quella che poteva essere una call resta una riga persa.

C'è anche un effetto sulla fiducia. Alcuni server in ricezione guardano se il dominio del mittente è raggiungibile a sua volta: un dominio che spedisce ma non ha nessun posto dove essere raggiunto assomiglia a quelli usati per abusi, e c'è chi lo tratta con più sospetto. Non esiste una soglia pubblica, quindi non ti diciamo quanto pesi: ti diciamo che è un segnale che non conviene regalare. Inoltre le notifiche di mancata consegna tornano, di norma, al dominio del mittente. Se non può ricevere, perdi anche i messaggi che ti avvisano di un problema. Guidi senza spie sul cruscotto.

Gli invii a freddo, nel nostro modo di lavorare, partono da domini dedicati e da più caselle, mai dal dominio principale dell'azienda. Proprio per questo il controllo del MX si ripete su ogni dominio, non una volta sola. Sul perché conviene separare, trovi il ragionamento nell'articolo sul dominio secondario per cold email.

Gli errori che fanno perdere le risposte

Quasi mai il problema è un MX assente. È un MX sbagliato, e fa più danni perché sembra tutto a posto. Gli errori che si incontrano più spesso:

• Record vecchi lasciati accanto a quelli nuovi. Hai cambiato provider ma il vecchio MX è ancora lì. Con priorità diverse la posta va dove non guardi; con la stessa priorità, circa una risposta su due può finire in una casella abbandonata. È il caso peggiore, perché le risposte arrivano a metà e te ne accorgi tardi.
• MX che punta a un indirizzo numerico. Il valore deve essere un nome, non un numero.
• MX che punta a un alias (CNAME). Gli standard vogliono che la destinazione sia un nome con un indirizzo proprio, senza passaggi intermedi: alcuni server lo tollerano, altri rifiutano la consegna.
• Priorità invertite. Chi pensa che «10» sia più importante di «20» ottiene l'ordine opposto a quello voluto.
• Casella inesistente. Il MX è giusto, ma l'utente da cui parte l'invio non è stato creato, o è stato rimosso. Il server risponde che l'indirizzo non esiste.
• Modifiche non ancora propagate. Un TTL alto significa che per ore alcuni server vedono ancora il valore precedente.

C'è poi il caso del dominio senza MX. Per comportamento previsto dagli standard, se non trova un MX il server in invio prova a consegnare all'indirizzo del dominio stesso, cioè spesso al server del sito web. Quel server di norma non accetta posta: le risposte non finiscono in nessuna casella e l'errore, quando arriva a chi ha scritto, arriva dopo vari tentativi.

Il DNS, comunque, è solo metà del lavoro. Anche con la ricezione a posto, qualcuno deve leggere chi risponde e portare in agenda solo chi è in target, interessato e presente: è il lavoro che facciamo nella lead generation B2B con call qualificate.

Quando invece un dominio non deve ricevere

Esiste il caso opposto, ed è giusto gestirlo bene. Hai domini parcheggiati, o registrati per proteggere il marchio, che non spediscono e non ricevono. Lì conviene dichiararlo in modo esplicito con un MX nullo: un record con priorità 0 e come destinazione un solo punto. Dice a chiunque scriva «qui non si consegna posta», e il messaggio rientra subito con un errore chiaro invece di sparire nel vuoto.

Attenzione a non confondere i due casi. Un dominio da cui parte anche un solo invio a freddo non è un dominio parcheggiato: ha bisogno di un MX vero. Il MX nullo messo per sbaglio su un dominio di invio è un modo elegante per rompere la campagna.

Reputazione e MX: cosa c'entra e cosa no

Un MX corretto non ti fa arrivare in posta in arrivo. Sarebbe una promessa falsa. Fa una cosa più modesta: toglie un motivo di sospetto e permette alle risposte di arrivare. La reputazione dipende da altro (comportamento di invio, rimbalzi, segnalazioni, tempo), e ne abbiamo parlato in reputazione del dominio email. L'autenticazione del mittente è un capitolo a parte, con le sue regole nell'articolo sul record SPF: qui non la riprendiamo.

Un punto di metodo. Il controllo del MX va fatto prima del warm up, non dopo. Riscaldare un dominio che non riceve le risposte significa allenare una casella a cui nessuno può rispondere, mentre sono proprio le interazioni reali a contare.

Checklist di verifica DNS per i domini secondari

Da fare la prima volta su ogni dominio, e da ripetere dopo ogni modifica al DNS o cambio di provider.

1. Leggi i record MX. Da terminale: dig MX tuodominio.it +short. Devi vedere solo i server del provider che usi davvero, con le priorità che ti ha indicato.
2. Cerca i residui. Nessun MX di provider precedenti, nessun duplicato, nessuna priorità dimenticata.
3. Controlla che ogni destinazione sia un nome che risolve. dig A nomeserver +short deve restituire un indirizzo. Nessun alias in mezzo, nessun indirizzo numerico dentro il MX.
4. Confronta i nameserver. Interroga il dominio direttamente sui suoi nameserver: se rispondono in modo diverso, la modifica non è completa o c'è una zona vecchia ancora attiva.
5. Guarda il TTL. Prima di una migrazione abbassalo; a lavoro finito rialzalo. Così eviti ore di risposte dirottate.
6. Verifica che la casella esista. Ogni indirizzo da cui invii deve essere un utente attivo, non un alias a metà configurazione.
7. Prova la ricezione da fuori. Scrivi alla casella da un indirizzo esterno al tuo provider, per esempio un account personale. Il messaggio deve arrivare, senza errori di consegna.
8. Prova la risposta vera. Manda un messaggio di test dalla casella a un indirizzo tuo, rispondi, e verifica che la risposta torni nella casella giusta. Se hai impostato un indirizzo di risposta diverso, anche quello deve ricevere.
9. Controlla i domini che non inviano. Quelli parcheggiati hanno il MX nullo; quelli di invio no.
10. Segna la data del controllo. Un foglio con dominio, provider, MX atteso e data dell'ultima verifica basta e avanza.

Parti dal dominio con più caselle attive: lancia il primo comando della lista, confronta il risultato con quello che indica il provider e fai il test di risposta da un account esterno. Se la risposta arriva, passi al dominio successivo; se non arriva, hai appena evitato una campagna a vuoto.

Domande frequenti

Un dominio usato solo per inviare ha bisogno del record MX?

Sì. Le risposte dei destinatari tornano a quel dominio e, senza un MX utilizzabile, rimbalzano. In più alcuni server in ricezione guardano con sospetto un mittente che non può essere raggiunto.

Cosa succede se ho due record MX con priorità diverse?

Il server in invio prova prima quello con il numero più basso e passa all'altro solo se il primo non risponde. Con la stessa priorità la posta si distribuisce fra i due, quindi entrambi devono portare alla stessa casella.

Come verifico il record MX di un dominio?

Da terminale con il comando dig MX nomedominio +short, oppure con uno strumento di consultazione DNS online. Poi scrivi alla casella da un account esterno per confermare che la ricezione funzioni davvero.

Continua la lettura

• Warm up email: cos'è, perché serve e come si fa giorno per giorno
• Spintax nelle cold email: cos'è e perché non è un test delle varianti
• Record DMARC: cos'è, le tre politiche e come leggere i rapporti